Definitionen

Aufbewahrungspflicht

§ 257 HGB · Zivilrecht

Die Aufbewahrungspflicht ist die gesetzliche Verpflichtung von Kaufleuten, bestimmte Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Handelsbriefe und sonstige Buchungsbelege für einen festgelegten Zeitraum geordnet aufzubewahren, um die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle zu gewährleisten. Für Unterlagen nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB beträgt die Frist zehn Jahre, für Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre und für Handelsbriefe sechs Jahre. Für die in § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB genannten Unternehmen gilt auch für Buchungsbelege eine zehnjährige Frist.

Merksatz

Geordnete Aufbewahrung soll Geschäftsvorfälle auch später nachvollziehbar machen.

Wann endet die Frist für den Handelsbrief?Beispiel A: Eingang am 15. April 2025. Die sechs Jahre werden ab dem Ende dieses Kalenderjahres gerechnet.

15.04.2025
Eingang des Handelsbriefs
Der Lieferantenbrief geht ein.
31.12.2025
Beginn der Aufbewahrungsfrist
Das Ende des Eingangsjahres setzt die sechsjährige Frist in Gang.
31.12.2031
Ende der Aufbewahrungsfrist
Mit Ablauf dieses Tages endet die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist für den Brief.

Eingang des Handelsbriefs Der Lieferantenbrief geht ein.
Beginn der Aufbewahrungsfrist Das Ende des Eingangsjahres setzt die sechsjährige Frist in Gang.
Ende der Aufbewahrungsfrist Mit Ablauf dieses Tages endet die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist für den Brief.

Sechs Jahre

Fälle zum Selbstprüfen

Entscheide zuerst selbst. Danach siehst du die Prüfung an der Definition.

AFall A

Mara betreibt als eingetragene Kauffrau einen großen Möbelhandel. Am 15. April 2025 erhält sie von einem Lieferanten einen Brief mit einem verbindlichen Angebot über 100 Stühle für ihr Geschäft. Im Juli 2026 sortiert sie ihre Geschäftsunterlagen.

Trifft „Aufbewahrungspflicht“ hier zu?

„Aufbewahrungspflicht“ trifft zu.Alle 3 Merkmale sind erfüllt.

An der Definition geprüft

1
Kaufmann als Pflichtadressat
Mara unterliegt als Kauffrau den handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften.
erfüllt
2
Gesetzlich erfasste Geschäftsunterlage
Das Angebot betrifft ein Handelsgeschäft und ist deshalb ein Handelsbrief.
erfüllt
3
Noch laufender gesetzlicher Aufbewahrungszeitraum
Die sechsjährige Frist endet erst mit Ablauf des 31. Dezember 2031.
erfüllt

BFall B

1Mara betreibt als eingetragene Kauffrau einen großen Möbelhandel. Am 15. April 2018 erhielt sie von einem Lieferanten 2einen Brief mit einem verbindlichen Angebot über 100 Stühle für ihr Geschäft. Im Juli 2026 sortiert sie ihre Geschäftsunterlagen.

Trifft „Aufbewahrungspflicht“ hier zu?

„Aufbewahrungspflicht“ trifft nicht zu.Es fehlt: Noch laufender gesetzlicher Aufbewahrungszeitraum

An der Definition geprüft

1
Kaufmann als Pflichtadressat
Mara unterliegt als Kauffrau den handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften.
erfüllt
2
Gesetzlich erfasste Geschäftsunterlage
Das Angebot betrifft ein Handelsgeschäft und ist deshalb ein Handelsbrief.
erfüllt
3
Noch laufender gesetzlicher Aufbewahrungszeitraum
Die sechsjährige Frist ist bereits mit Ablauf des 31. Dezember 2024 abgelaufen.
fehlt

Typische Fehler

Rechtsfolge falsch

FehlerFür sämtliche Buchungsbelege wird eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist angenommen.

RichtigFür Buchungsbelege gilt grundsätzlich eine Frist von acht Jahren; bei den gesetzlich besonders genannten Unternehmen beträgt sie zehn Jahre.

Rechtsfolge falsch

FehlerDie Frist wird unmittelbar ab dem Eingangstag des Handelsbriefs berechnet.

RichtigBei einem empfangenen Handelsbrief beginnt die Frist erst mit dem Ende des Jahres, in dem er eingegangen ist.